La Ministre de la Justice, garde des Sceaux, chargée des Droits humains, Ndolenodji Alixe Naimbaye, demande aux chefs de juridictions de cesser immédiatement l’habilitation ou le mandat de clercs-notaires par ordonnance pour recevoir des actes notariés en l’absence des notaires titulaires.
Dans une note circulaire datée du 16 septembre 2026 et adressée aux chefs de juridictions ainsi qu’au président de la Chambre nationale des notaires, la Ministre dit avoir constaté que certains responsables judiciaires continuent d’habiliter des clercs-notaires « à connaître des actes notariés en l’absence des notaires titulaires de charges ».
La note rappelle que l’article 72 de la loi n°022/PR/2019 du 17 avril 2019 portant organisation de la profession de notaire définit les clercs comme des salariés de l’étude, chargés notamment de collaborer avec le notaire à « la réception de la clientèle, à la rédaction des actes et au règlement des dossiers ». Selon la Ministre, aucune disposition de cette loi n’autorise l’habilitation d’un clerc en cas d’absence du notaire titulaire de la charge.
La réglementation prévoit, en revanche, la possibilité pour un notaire empêché temporairement de demander la substitution d’un confrère. L’article 34 de la loi précise que cette substitution permet le remplacement provisoire d’un notaire « pour la réception d’un acte ou la délivrance d’une copie authentique ou d’un extrait en cas d’absence ou d’empêchement momentané ».
En cas d’absence prolongée, d’empêchement ou de décès, le notaire peut également bénéficier d’une suppléance. Prévue par l’article 35, celle-ci consiste en la gestion de l’office par un autre notaire, nommé par arrêté du Ministre de la Justice sur proposition du Président de la Chambre nationale des notaires. La Ministre demande ainsi aux chefs de juridictions concernés de « cesser immédiatement cette pratique contraire à la législation en vigueur » et appelle au « strict respect » de la note circulaire.